社會的發展必然離不開各種數據支撐，包括企業的發展也離不開企業內部的文檔數據支撐，包括各種檔案，檔案的資產是企業核心競爭優勢的主要載體。其中檔案數字化管理是企業發展過程中的一項重要環節，它是企業的靈魂，也是推動企業發展的不竭動力。特別是基于“知識資源”為核心運營基礎的知識型企業，其內部知識總量無限增長，知識更新速度日益加快，整個“知識產品”制作過程涉及數10個環節，需要與內外部多個團隊高效協作，其流程尤為復雜多樣化，這就必須執行檔案數字化管理了，必須借助特定的文檔管理軟件，對企業內部文檔、知識資產，檔案文件進行結構化有序管理，提高內部協作效率與資產利用率，提高辦公效率。

　　檔案數字化是一項龐大的系統建設工程，數字化教學工作內容涉及企業需要通過數字化檔案、人員、數字化設備與技術等，最終的產品是高質量的電子檔案數據。檔案數字化控制系統設計工程發展需要我們大量的人力、物力和財力的投入，同時也是需要對數字化的流程、質量問題實施可以有效的組織、監控和管理等工作。

　　1.明確檔案管理數字化內容及標準

　　確定數字化文件的范圍和數量以及數字化任務的時間段。根據相關規范的要求和檔案數字化的實際情況，制定詳細可行的紙質檔案整理、分級、編號、分頁、掃描和處理工作規范。

　　2.確定數字化實施技術和質量控制標準

　　紙質檔案有很多種，如印刷紙、硫酸紙、繪圖紙等。為了有效地完成數字檔案的工作，除了要有相應的掃描設備的圖像處理軟件外，還要同時對檔案的特點進行分析。確定實際實施的技術手段，根據工作標準和工藝流程，確定數字化工藝過程中各環節的質量控制指標。

　　3.數字化加工環境建設和工作計劃

　　數字化加工場所組建局域網便于學生集中作業、相互關系協調配合，高效安全管理系統掃描、圖像數據處理及文件收發等工作。進行數字化加工前需要通過制定提供一個科學合理的工作學習計劃，管理者利用該計劃經濟結合工程項目管理類軟件動態地管理數字化教學工作進程，兵進行設計合理的調整，同時讓參與數字化教育工作的人員了解我們自己的工作量和整個數字化進度，確保數字化工作研究進展順利。

　　4. 數字處理環境建設和工作計劃

　　文件數字處理人員必須經過嚴格的面試、考試后方可招聘，同時提供簡歷及相關文件，雙方簽訂保密協議。工作人員由檔案數字處理公司經驗豐富的項目經理進行統一上崗培訓，掌握檔案數字化處理的相關知識。檔案數字化涉及許多環節和大量工作。往往需要大量的工作人員來協調，在這種情況下，特別是需要明確工作的內容和責任，否則更多的人，但協調困難，錯誤。

　　5.現場設備管理

　　數字檔案處理過程中使用的掃描設備、服務器、存儲介質等，應當嚴格按照保密設備進行管理和使用，不得使用沒有保密保證的設備。

　　6.實時監控

　　根據信息安全管理體系 iso270001的要求，對加工現場實施24小時監控，及時掌握加工現場的狀態，確保信息安全的加工。

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